Chính sách bảo mật này áp dụng cho các ứng dụng thuộc hệ sinh thái OneSchool, bao gồm nhưng không giới hạn ở OneSchool, OneSchool Plus và OneSchool Teacher. Trong tài liệu này, các ứng dụng được gọi chung là “OneSchool” hoặc “Ứng dụng”.
1. Phạm vi áp dụng và sự đồng ý
Chính sách này giải thích cách OneSchool xử lý dữ liệu cá nhân của phụ huynh, giáo viên, cán bộ nhà trường và các cá nhân có liên quan trong quá trình cung cấp, quản lý và vận hành dịch vụ.
Khi truy cập hoặc sử dụng Ứng dụng, người dùng xác nhận đã đọc và hiểu Chính sách bảo mật này. Trong trường hợp pháp luật hoặc tính năng cụ thể yêu cầu sự đồng ý riêng, OneSchool hoặc nhà trường sẽ thực hiện việc thông báo và xin ý kiến theo hình thức phù hợp.
2. Cam kết bảo vệ thông tin cá nhân
Tại OneSchool, việc bảo vệ dữ liệu cá nhân và quyền riêng tư của người dùng là một ưu tiên quan trọng. Chúng tôi tôn trọng các quyền của người dùng đối với dữ liệu cá nhân của mình và cam kết xử lý dữ liệu một cách minh bạch, cẩn trọng, đúng mục đích và phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
OneSchool áp dụng các biện pháp kỹ thuật, quy trình quản lý nội bộ và biện pháp bảo vệ vật lý phù hợp nhằm hạn chế nguy cơ truy cập trái phép, sử dụng sai mục đích, mất mát, thay đổi hoặc rò rỉ dữ liệu.
3. Thông tin cá nhân được xử lý
Tùy theo vai trò người dùng, tính năng được sử dụng và thông tin do nhà trường hoặc người dùng cung cấp, OneSchool có thể tiếp nhận, lưu trữ và xử lý các nhóm dữ liệu sau:
- Họ và tên;
- Số điện thoại và địa chỉ email;
- Thông tin hồ sơ của học sinh, phụ huynh, giáo viên hoặc cán bộ nhà trường;
- Thông tin phục vụ hoạt động quản lý, giảng dạy, chăm sóc và trao đổi giữa nhà trường với phụ huynh;
- Hình ảnh, video, tệp tin hoặc tài liệu được tải lên phục vụ hoạt động giáo dục;
- Dữ liệu sử dụng Ứng dụng, nhật ký hệ thống và thông tin kỹ thuật cần thiết để vận hành, hỗ trợ và bảo mật dịch vụ.
4. Mục đích sử dụng thông tin
Thông tin người dùng có thể được sử dụng cho các mục đích sau:
- Cung cấp, duy trì và vận hành các dịch vụ thuộc hệ sinh thái OneSchool;
- Quản lý thông tin học sinh, phụ huynh, giáo viên và cán bộ nhà trường;
- Hỗ trợ liên lạc, trao đổi và phối hợp giữa nhà trường với phụ huynh;
- Gửi thông báo, tin tức, lịch học hoặc thông tin liên quan đến hoạt động giáo dục;
- Hỗ trợ người dùng, xử lý sự cố và giải đáp yêu cầu;
- Cải thiện chất lượng dịch vụ và trải nghiệm sử dụng;
- Bảo đảm an toàn, bảo mật, phòng chống gian lận và ngăn ngừa hành vi sử dụng trái phép.
OneSchool không bán, cho thuê hoặc cung cấp dữ liệu cá nhân của người dùng cho bên thứ ba nhằm mục đích thương mại độc lập với việc cung cấp dịch vụ OneSchool.
5. Nguồn dữ liệu và việc quản lý tài khoản
- Người dùng không tự đăng ký tài khoản trực tiếp trên Ứng dụng, trừ khi OneSchool triển khai một cơ chế đăng ký khác và có thông báo riêng;
- Tài khoản thông thường được nhà trường tạo, cấp và quản lý dựa trên thông tin do phụ huynh, giáo viên hoặc người dùng cung cấp cho nhà trường;
- Nhà trường có trách nhiệm bảo đảm thông tin được cung cấp cho hệ thống là phù hợp với mục đích sử dụng và thẩm quyền quản lý của mình;
- OneSchool xử lý dữ liệu để cung cấp nền tảng kỹ thuật và hỗ trợ hoạt động quản lý, giảng dạy, chăm sóc và vận hành giáo dục.
6. Chia sẻ thông tin
OneSchool chỉ chia sẻ dữ liệu trong phạm vi cần thiết và trong các trường hợp phù hợp, bao gồm:
- Theo yêu cầu hợp lệ của nhà trường đang quản lý tài khoản hoặc dữ liệu liên quan;
- Với đơn vị cung cấp hạ tầng kỹ thuật, lưu trữ, bảo trì hoặc hỗ trợ vận hành hệ thống theo thỏa thuận bảo mật và giới hạn mục đích sử dụng;
- Theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc trong trường hợp pháp luật quy định;
- Khi cần thiết để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, sự an toàn của người dùng, nhà trường hoặc hệ thống OneSchool.
Việc chia sẻ dữ liệu được giới hạn theo nguyên tắc cần biết, đúng mục đích và phù hợp với các yêu cầu bảo vệ dữ liệu cá nhân áp dụng tại Việt Nam.
7. Dữ liệu học sinh
OneSchool là nền tảng hỗ trợ quản lý giáo dục và kết nối giữa nhà trường, giáo viên với phụ huynh. Thông tin liên quan đến học sinh được nhà trường, phụ huynh hoặc người đại diện hợp pháp cung cấp để phục vụ hoạt động quản lý, giảng dạy, chăm sóc và trao đổi thông tin trong quá trình học tập.
Ứng dụng không cho phép học sinh tự đăng ký hoặc tự tạo tài khoản sử dụng. OneSchool không chủ động thu thập dữ liệu trực tiếp từ học sinh ngoài phạm vi cần thiết để vận hành dịch vụ giáo dục và thực hiện yêu cầu hợp lệ của nhà trường hoặc người đại diện hợp pháp.
8. Thời gian lưu trữ và yêu cầu xóa dữ liệu
8.1. Thời gian lưu trữ
Dữ liệu cá nhân được lưu trữ trong thời gian cần thiết để cung cấp và vận hành dịch vụ giáo dục, theo yêu cầu quản lý hợp lệ của nhà trường hoặc theo thời hạn mà pháp luật yêu cầu.
8.2. Cách gửi yêu cầu xóa dữ liệu
Người dùng có thể gửi yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân bằng một trong các hình thức sau:
- Liên hệ với nhà trường đang quản lý tài khoản;
- Gửi email đến bộ phận hỗ trợ OneSchool tại support@oneschool.vn.
8.3. Thời hạn xử lý
Sau khi tiếp nhận yêu cầu, OneSchool hoặc nhà trường sẽ xác minh tính hợp lệ và phản hồi trong vòng 07 ngày làm việc. Việc xóa hoặc ẩn danh hóa dữ liệu sẽ được hoàn tất trong thời gian tối đa 30 ngày kể từ khi yêu cầu hợp lệ được xác nhận, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu tiếp tục lưu trữ hoặc có căn cứ hợp pháp khác.
Sau khi dữ liệu đã được xóa hoặc ẩn danh hóa hoàn toàn khỏi hệ thống đang vận hành, dữ liệu đó có thể không thể khôi phục.
9. Bảo mật dữ liệu và trách nhiệm của người dùng
OneSchool áp dụng các biện pháp kỹ thuật và quản lý phù hợp nhằm bảo vệ dữ liệu khỏi:
- Truy cập trái phép;
- Sử dụng sai mục đích;
- Thay đổi, phá hủy hoặc làm gián đoạn dữ liệu;
- Rò rỉ, thất thoát hoặc mất mát thông tin.
Tuy nhiên, không có hệ thống lưu trữ hoặc truyền tải dữ liệu điện tử nào có thể bảo đảm an toàn tuyệt đối. Người dùng cần chủ động bảo vệ thông tin đăng nhập, không chia sẻ mật khẩu hoặc mã xác thực và thông báo kịp thời cho nhà trường hoặc OneSchool khi phát hiện dấu hiệu truy cập bất thường.
10. Cập nhật Chính sách bảo mật
OneSchool có thể cập nhật hoặc điều chỉnh Chính sách bảo mật này để phù hợp với thay đổi của dịch vụ, yêu cầu quản lý hoặc quy định pháp luật. Phiên bản mới sẽ được công bố trên website hoặc kênh chính thức của OneSchool và ghi rõ ngày cập nhật.
Trường hợp có thay đổi quan trọng ảnh hưởng đáng kể đến quyền và lợi ích của người dùng, OneSchool sẽ thực hiện thông báo theo hình thức phù hợp trước khi nội dung mới được áp dụng, khi pháp luật yêu cầu.
11. Thông tin liên hệ
Khi có câu hỏi, mối quan tâm, yêu cầu thực hiện quyền đối với dữ liệu cá nhân hoặc ý kiến đóng góp về Chính sách bảo mật, người dùng có thể liên hệ với nhà trường đang quản lý tài khoản hoặc bộ phận hỗ trợ OneSchool.